Het adres van je onderneming kan in de loop van de tijd veranderen. Misschien verhuis je naar een nieuw kantoor, stap je over naar een andere aanbieder van een zakelijk adres of wil je jouw privéadres niet langer zichtbaar hebben in het Handelsregister.
Welke situatie ook op jou van toepassing is: zodra het adres van je onderneming verandert, moet je dit doorgeven aan de Kamer van Koophandel (KVK). De manier waarop je dit doet is in de meeste gevallen hetzelfde, maar de voorbereiding verschilt per situatie.
In dit artikel leggen we uit welke situaties we het vaakst tegenkomen, wat je per situatie moet regelen en hoe je uiteindelijk de adreswijziging doorgeeft aan de KVK.
Wanneer moet je een bedrijfsadres wijzigen?
Je hoeft niet alleen een adreswijziging door te geven wanneer je letterlijk verhuist. Ook als je overstapt naar een andere aanbieder van een zakelijk adres of een ander postadres wilt gebruiken, moet het Handelsregister worden bijgewerkt.
Veelvoorkomende situaties zijn:
- Je hebt al een zakelijk adres via Flexado en wilt overstappen naar een andere Flexado-locatie.
- Je hebt een zakelijk adres via een andere aanbieder en wilt overstappen naar Flexado.
- Je onderneming verhuist naar een nieuw kantoor of bedrijfspand.
- Je wilt alleen je zakelijke post op een ander adres ontvangen.
- Je opent of sluit een vestiging.
Voor iedere situatie geldt dat het belangrijk is dat de gegevens in het Handelsregister overeenkomen met de werkelijkheid. Zo voorkom je problemen met overheidsinstanties, klanten en leveranciers.
Situatie 1: Je hebt al een zakelijk adres via Flexado en wilt van locatie wisselen
Het komt regelmatig voor dat ondernemers willen overstappen naar een andere Flexado-locatie. Bijvoorbeeld omdat zij dichter bij hun klanten willen zijn, hun onderneming in een andere regio willen vestigen of omdat een andere stad beter aansluit bij hun bedrijfsactiviteiten.
Wanneer je overstapt naar een andere Flexado-locatie hoef je geen nieuwe onderneming in te schrijven. Je past simpelweg het geregistreerde adres aan bij de KVK.
Voordat je dit doet is het verstandig om eerst de nieuwe overeenkomst af te ronden. De KVK kan namelijk vragen om bewijs dat je het nieuwe adres daadwerkelijk mag gebruiken. Denk hierbij aan een serviceovereenkomst of adresovereenkomst.
Is de wijziging verwerkt? Controleer dan ook of andere partijen, zoals je bank, verzekeraar, boekhouder en leveranciers, beschikken over je nieuwe adres.
Situatie 2: Je hebt een zakelijk adres via een andere aanbieder en stapt over naar Flexado
Ben je momenteel klant bij een andere aanbieder van een vestigingsadres of zakelijk postadres? Dan kun je zonder problemen overstappen naar Flexado.
Het is verstandig om eerst je nieuwe overeenkomst bij Flexado te regelen voordat je de oude overeenkomst opzegt. Op die manier blijft je onderneming gedurende het hele proces op een geldig adres ingeschreven en voorkom je onnodige problemen of vertraging.
Zodra je gebruik kunt maken van je nieuwe adres, wijzig je dit eenvoudig via Mijn KVK. Na verwerking is jouw onderneming officieel geregistreerd op het nieuwe adres.
Controleer na de wijziging ook of eventuele abonnementen, factuuradressen en zakelijke correspondentie naar het juiste adres worden gestuurd.
Situatie 3: Je verhuist met je onderneming
Misschien verhuis je naar een groter kantoor, een winkelpand of een bedrijfsunit. In dat geval verandert het bezoekadres van je onderneming.
Een wijziging van het bezoekadres geef je door via Mijn KVK. Hiervoor log je in met DigiD en upload je een document waaruit blijkt dat je gebruik mag maken van het nieuwe adres, bijvoorbeeld een huur- of koopovereenkomst.
De KVK verwerkt vervolgens de wijziging in het Handelsregister. Een wijziging van het bezoekadres wordt automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst. Dat scheelt weer een extra administratieve stap.
Verhuis je daarnaast ook privé? Geef dan eerst je nieuwe woonadres door aan de gemeente. Als daardoor ook het bezoekadres van je onderneming verandert, kun je dit vervolgens aanpassen bij de KVK.
Situatie 4: Je wilt alleen je postadres wijzigen
Niet iedere adreswijziging betekent dat je onderneming verhuist. Soms wil je alleen je zakelijke post op een ander adres ontvangen.
Dat kan bijvoorbeeld wanneer:
- je tijdelijk in het buitenland verblijft
- je zakelijke post liever laat verwerken door een externe partij
- je overstapt naar een andere aanbieder van een zakelijk postadres
Ook een postadres wijzig je via Mijn KVK.
Houd er wel rekening mee dat wijzigingen van alleen het postadres niet automatisch worden doorgegeven aan de Belastingdienst. Vergeet daarom niet om dit zelf ook aan te passen wanneer dat nodig is.
Hoe wijzig je jouw bedrijfsadres bij de KVK?
Ongeacht welke situatie op jou van toepassing is, verloopt de daadwerkelijke wijziging vrijwel altijd op dezelfde manier.
Via Mijn KVK kun je eenvoudig een adres aanpassen.
Hiervoor heb je nodig:
- een DigiD
- een overeenkomst waaruit blijkt dat je het nieuwe adres mag gebruiken
- de gegevens van je onderneming
Vervolgens:
- Log in op Mijn KVK.
- Kies de juiste onderneming.
- Pas het bezoekadres, postadres of vestigingsadres aan.
- Upload de gevraagde documenten.
- Verstuur de wijziging.
Na verwerking ontvang je een bevestiging van de KVK. In Mijn KVK kun je de status van de wijziging volgen.
Vergeet ook deze partijen niet
Nadat de adreswijziging is verwerkt, is het verstandig om te controleren welke organisaties nog jouw oude adres gebruiken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- je bank
- verzekeringen
- boekhouder of accountant
- leveranciers
- klanten
- zakelijke abonnementen
- je website en socialmediaprofielen
- facturatiesoftware
Door alles direct bij te werken voorkom je dat belangrijke post of facturen op het verkeerde adres terechtkomen.
Adres wijzigen via Flexado
Heb je een zakelijk vestigingsadres of postadres via Flexado? Dan helpen we je graag bij een soepele overstap.
Of je nu verhuist naar een andere Flexado-locatie, overstapt vanaf een andere aanbieder of voor het eerst gebruik gaat maken van een zakelijk adres: zorg ervoor dat je eerst beschikt over een geldige overeenkomst. Daarna kun je de adreswijziging eenvoudig doorgeven aan de KVK.
Heb je vragen over welk type adres het beste past bij jouw onderneming of hulp nodig bij het wijzigen van je inschrijving? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.
